Functies
Alles wat een keuring van aanvraag tot attest nodig heeft.
Eén lijn van de eerste mail van de klant tot het attest in het register. Hieronder staat per stap wat ExpertFlow doet. Alleen wat er al is.
Aanvragen en offertes
Een aanvraag in, een offerte uit.
Aanvragen komen langs drie wegen binnen: een klant vult het formulier op je website in, een partner dient in via zijn portaal, of jij maakt ze zelf aan. Daarna wordt het één lijn: wie pakt het op, wat is de offerte, wat zegt de klant.
- Offerte uit een template, met regels uit je prijslijst en korting als aparte regel
- Prijsvoorstel op oppervlakte, volgens je eigen staffel en tarieven
- Preview van de mail voor je verstuurt, en je eigen offerte-PDF als bijlage
- De klant bevestigt met één klik. Pas dan start het werk
- Oppakken, pauzeren en afwijzen op één kaart, met een klok in werkuren
- Een offerte maken voor een klant die nog geen aanvraag deed
Plaatsbezoek
Alles ter plaatse, ook zonder bereik.
Het plaatsbezoek heeft een eigen scherm voor je gsm: camera, foto's van het attest, de fiches met een checklist van verplichte ruimtes, de plattegrond en een notitie voor later. Elke foto gaat eerst naar het toestel en pas daarna naar de server.
- De klant bevestigt de afspraak met één knop. Doet hij het niet, dan krijgt hij herinneringen op drie, twee en één dag vooraf
- Het opdrachtformulier vult de klant online in en ondertekent hij op zijn telefoon
- Zet het bezoek klaar met bereik. Daarna werk je zonder bereik gewoon verder, ook na een herstart van de app
- Foto's met een schakelaar voor staalnames en een aparte knop voor de hoofdingsfoto van een inventaris
- Een plattegrond tekenen met staalnamepunten, aanduidingen per fiche en trajecten voor leidingen
- Een eindcontrole toont wat er nog open staat voor je het bezoek beëindigt
Agenda
Je plaatsbezoeken per dag, week of maand.
De duur van een bezoek komt uit de attestsoort, dus je agenda klopt zonder dat je er iets bij moet invullen. Admins wisselen tussen Mijn agenda en alle deskundigen.
- Kleuren voor voltooid, nog niet voltooid en voorstellen waarbij de klant een moment koos maar nog niet bevestigde
- Een abonnementslink voor Google Agenda, Apple Agenda of Outlook: nieuwe afspraken verschijnen vanzelf in je eigen agenda
- Je beschikbaarheid doorgeven vanuit de agenda zelf
- Op het dashboard staan vandaag en morgen met een routeknop
Attesten
Een attest afwerken zonder zoeken.
Een dossier is de aanvraag van één klant, een attest is één keuring daarbinnen. Per attest zie je wat er nog ontbreekt en wat al klaar is, en wat de partner of klant van de stand ziet.
- Certificaat, factuur, labo-analyse en opdrachtovereenkomst op één plaats
- Voltooien met een mail aan de klant uit een template, en een vraag naar een review
- Een klantmail tussendoor sturen, met een overzicht van wat al verstuurd werd
- Een map per dossier in OneDrive of Google Drive, met de stand van de kopie
- Een geparkeerd of gearchiveerd attest met één klik terughalen
Teamwerk en toewijzing
Werk gaat rond in trappen.
Een admin, een gebruiker en een gebruiker-light zien elk precies wat bij hun rol past. Nieuw werk gaat eerst naar je eigen mensen, dan naar externe bedrijven, dan naar gebruikers-light. Telkens één persoon tegelijk.
- Binnen een trap kies je willekeurig of laagste punten eerst
- Een deadline per trap, apart voor offerte-aanvragen en keuringen, in werkuren
- Externen en gebruikers-light pas na jouw akkoord, als je dat wil
- Of kies de pool: wie in aanmerking komt krijgt een melding, wie eerst oppakt krijgt het
- Vaardigheid en werkelijke rijafstand tellen mee. Wie niet keurt, krijgt geen werk
- Werk een externe organisatie die zelf ExpertFlow gebruikt? Koppel haar, en het werk komt rechtstreeks in haar omgeving binnen
Meer
En de rest van je werkdag.
Je eigen afzender
Mails naar klanten vertrekken vanaf offerte@ en noreply@ je eigen domein. Zonder eigen domein vertrekken ze als "jouw bedrijf via ExpertFlow". Antwoorden komen altijd bij jou toe.
Een map per dossier in je drive
Koppel Microsoft 365 of Google Drive en elk bestand wordt na bevestigde kopie ook in jouw drive bewaard, in een map per dossier. Ontkoppel je later, dan blijven de bestanden staan.
Meldingen waar je ze wil
In de app, als pushmelding op je gsm en per mail. Elk zet je zelf aan of uit op Mijn info.
Installeerbaar als app
Zet ExpertFlow op het beginscherm van je gsm of op je laptop. Het opent dan als een gewone app, ook voor een plaatsbezoek zonder bereik.
Een formulier voor je website
Kopieer de embedcode en plak ze op je website. Je bepaalt op welke adressen het formulier mag staan. Een nieuwe aanvraag komt als offerte-aanvraag binnen.
Uitleg in de app zelf
Een handleiding per rol, een cadeautje in de topbalk dat toont wat er nieuw is en hoe het werkt, en een knop om een probleem te melden.
Op zoek naar de koppeling met het register? Die heeft een eigen pagina: de OVAM-koppeling.
Probeer het zeven dagen, zonder betaalgegevens.
Maak een bedrijf aan, nodig je eerste collega uit en doe een echt plaatsbezoek. Bevalt het niet, dan stopt de proef vanzelf.