Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Voor de gegevens die je via deze website achterlaat, is Vila Bomaro BV, Sint-Hubertusstraat 26, 3500 Hasselt, de verwerkingsverantwoordelijke. Vila Bomaro BV ontwikkelt en beheert ExpertFlow. Je bereikt ons voor vragen over je gegevens op info@expertflow.be.

2. Wat we verwerken via de website

De website heeft één formulier: de aanvraag van een demo. Daarvoor vragen we:

• je naam en e-mailadres,
• optioneel je telefoonnummer, de naam van je bedrijf en het aantal keurders in je team,
• optioneel een bericht.

We gebruiken die gegevens om je terug te bellen of te mailen over een demo van ExpertFlow. De rechtsgrond is je vraag zelf: je vraagt ons om contact op te nemen, en we nemen maatregelen op jouw verzoek voor een eventuele overeenkomst.

3. Spamcontrole

Een formulier trekt reclame aan. Daarom beoordeelt een reeks regels elk bericht, en kijkt een model voor tekstclassificatie mee of een bericht ongevraagde reclame is. Dat model draait via de AI Gateway van Vercel. Het krijgt je naam, het telefoonnummer en de tekst van je bericht, geeft een kans op reclame terug en beslist niet alleen. Volgens de voorwaarden van die dienst worden de gegevens niet bewaard en niet gebruikt om een model te trainen. Een bericht dat verdacht lijkt, wordt in principe toch doorgestuurd met een opmerking.

4. Met wie we gegevens delen

Wanneer een partij gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, zorgen we voor een passend doorgiftemechanisme, zoals modelcontractbepalingen.

5. Cookies en statistieken

De website gebruikt geen statistieken, geen advertentiecookies en geen trackers van derden. Daarom is er geen cookiebanner. Een technisch cookie of lokale opslag kan voorkomen om de site te laten werken, bijvoorbeeld voor je menukeuze.

6. Hoelang we gegevens bewaren

Een demo-aanvraag bewaren we tot we je hebben geantwoord, en daarna niet langer dan 12 maanden. Word je klant, dan gelden de voorwaarden van de overeenkomst.

7. Wanneer je de app ExpertFlow gebruikt

De app staat op app.expertflow.be. Wie er een account heeft, is uitgenodigd door een admin van zijn bureau. Van die gebruikers verwerken we:

• naam, e-mailadres, telefoonnummer en de rol binnen het bureau,
• voor wie keurt: vertrekadres, maximale rijafstand, vaardigheden en een handtekening voor attesten,
• wanneer iemand inlogt en wat hij in een dossier doet (een activiteitenlog), om het werk te kunnen opvolgen en licenties te berekenen,
• een pushabonnement van het toestel, als de gebruiker meldingen aanzet.

Daarnaast voert het bureau dossiers in met gegevens van zijn eigen klanten, zoals namen, adressen, e-mailadressen, telefoonnummers, plannen en foto's van woningen. Voor die gegevens is het bureau de verwerkingsverantwoordelijke en is ExpertFlow de verwerker: we gebruiken ze alleen om de app te laten werken voor dat bureau. Die rollen en de afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst bij de voorwaarden.

Partijen die de app daarvoor gebruikt:

We verkopen geen gegevens, gebruiken ze niet voor reclame en trainen er geen AI-modellen mee. Stopt een bureau met ExpertFlow, dan kan het zijn gegevens opvragen, en daarna wissen we ze volgens de termijnen in de voorwaarden.

8. Koppeling met Google Drive of Microsoft OneDrive

Een admin van een bureau kan in ExpertFlow een eigen Google Drive of Microsoft OneDrive koppelen. ExpertFlow zet daar dan een kopie van de documenten en foto's van de attesten van dat bureau, in een map per dossier. Dat gebeurt alleen als de admin de koppeling zelf start en toestemming geeft op het scherm van Google of Microsoft.

Wat ExpertFlow daarbij vraagt en doet:

• Je e-mailadres van dat account (Google: openid en email, Microsoft: User.Read). Alleen om in de instellingen te tonen welk account gekoppeld is.
• Toegang tot de bestanden die ExpertFlow zelf aanmaakt (Google: drive.file, Microsoft: Files.ReadWrite en offline_access). ExpertFlow maakt mappen en bestanden aan en werkt ze bij. Bij Google ziet ExpertFlow geen andere bestanden op je Drive dan die het zelf maakte.
• Een toegangssleutel (refresh token), versleuteld bewaard in onze databank in de Europese Unie, zodat de kopie ook later blijft lopen zonder dat je opnieuw moet inloggen.

ExpertFlow leest geen inhoud uit je Drive of OneDrive om ze te analyseren, gebruikt die gegevens niet voor reclame, verkoopt ze niet, deelt ze met niemand en gebruikt ze niet om een AI-model te trainen. Mensen bij ExpertFlow kijken er niet in, behalve met je uitdrukkelijke toestemming voor ondersteuning, of als de wet het vereist.

Ontkoppelen kan op elk moment in ExpertFlow onder Instellingen. Dan wissen we de bewaarde toegangssleutel meteen. Je kan de toegang ook intrekken in je Google-account (myaccount.google.com, onder Beveiliging, apps van derden) of je Microsoft-account. De bestanden die al op je Drive of OneDrive staan, blijven van jou en blijven daar staan.

Het gebruik en de doorgifte van gegevens die ExpertFlow van API's van Google ontvangt, volgen de Google API Services User Data Policy, inclusief de vereisten voor beperkt gebruik (Limited Use).

Google user data (English summary). When an administrator connects a Google Drive, ExpertFlow requests the openid, email and drive.file scopes. It uses the email address only to show which account is connected, and the Drive access only to create and update copies of the organisation's inspection documents and photos in folders it creates itself. The refresh token is stored encrypted in our database in the EU and deleted when the connection is removed. ExpertFlow does not read other files, does not sell or share Google user data, does not use it for advertising, and does not use it to train AI models. ExpertFlow's use and transfer of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Contact: info@expertflow.be.

9. Je rechten

Je mag je gegevens inkijken, laten verbeteren of laten wissen, de verwerking beperken of er bezwaar tegen maken, en je gegevens in een bruikbaar formaat opvragen. Mail daarvoor naar info@expertflow.be. Ben je niet tevreden over ons antwoord, dan kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

10. Wijzigingen

Verandert er iets aan wat we verwerken, dan passen we deze tekst aan en zetten we de datum van de wijziging bovenaan. Deze versie dateert van 16 oktober 2026.