Algemene voorwaarden

Deze voorwaarden regelen het abonnement op ExpertFlow tussen [bedrijfsnaam, ondernemingsnummer en adres volgen] ("ExpertFlow") en de professionele klant die zich aanmeldt ("de organisatie"). De bijzondere voorwaarden per klant (ingangsdatum, aantal licenties, facturatie-adres) staan in de bevestiging van de aanmelding.

1. Wat ExpertFlow is

ExpertFlow is een webapplicatie met een Chrome-extensie voor asbestdeskundigen inventarisatie (ADI's), EPC-keurders en vergelijkbare deskundigenbureaus in Vlaanderen, om hun eigen keuringsdossiers te beheren. De organisatie gebruikt de dienst voor haar eigen professionele activiteit en levert hem niet door aan derden.

De dienst bevat op dit ogenblik:

• aanvragen en offertes, met een formulier voor je website,
• toewijzing aan deskundigen, in trappen of via een pool,
• agenda en planning van plaatsbezoeken,
• een online opdrachtformulier met handtekening,
• de fotoreportage en het plaatsbezoek, ook zonder internetverbinding,
• klantmails en documentopslag per dossier, met een optionele koppeling met OneDrive of Google Drive,
• een portaal voor partners zoals makelaars en notarissen,
• de extensie, die fiches voorbereidt en in de asbestinventaris van OVAM plaatst.

2. Gebruiksrecht en eigendom

ExpertFlow geeft de organisatie een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst, voor haar eigen gebruikers. De intellectuele eigendom van de dienst, de broncode, de extensie en de merknaam blijft bij ExpertFlow. De organisatie blijft eigenaar van de gegevens die zij invoert: dossiers, foto's, documenten en gegevens van haar eindklanten.

3. Verplichtingen van de organisatie

• Ze houdt de inloggegevens van haar gebruikers geheim en is verantwoordelijk voor elk gebruik via haar accounts.
• Ze gebruikt de dienst enkel voor haar eigen dossiers en voor wettige doeleinden, en voert enkel gegevens in die ze rechtmatig verkreeg.
• Ze gebruikt de dienst op een redelijke manier, in verhouding tot een deskundigenbureau van vergelijkbare omvang. Bij een gebruik dat daar duidelijk bovenuit gaat, neemt ExpertFlow eerst contact op.

4. Licenties, prijs en proefperiode

Een licentie hoort bij een actieve admin of gebruiker. De vergoeding bedraagt €95 per licentie per maand, excl. btw. Partners en gebruikers-light vragen geen licentie. Het aantal aanvragen, dossiers en attesten heeft geen invloed op de prijs. Elke organisatie heeft 10 GB opslag; een uitbreiding naar 100 GB kost €50 per maand, excl. btw.

Een nieuw bedrijf start met een proefperiode van 7 dagen, met maximaal 1 admin, 1 gebruiker, 1 gebruiker-light en 1 GB opslag. Daarvoor zijn geen betaalgegevens nodig. Start de organisatie haar licentie niet voor het einde van de proef, dan wordt het bedrijf uitgezet; de gegevens blijven bewaard.

Komt er een gebruiker bij in de loop van de maand, dan wordt die maand pro rata per dag aangerekend, vanaf de dag van de eerste inlog. Facturen worden elektronisch verstuurd en zijn betaalbaar binnen [betalingstermijn volgt] dagen. Bij betalingsachterstand zijn de wettelijke interesten en de wettelijke forfaitaire vergoeding verschuldigd.

De vergoeding wordt jaarlijks aangepast aan [indexatieformule volgt]. Een prijswijziging buiten de indexatie wordt minstens twee maanden vooraf meegedeeld. Gaat de organisatie er niet mee akkoord, dan mag ze kosteloos opzeggen tegen de dag voor de wijziging ingaat.

5. Beschikbaarheid en ondersteuning

ExpertFlow spant zich in om de dienst zo continu mogelijk beschikbaar te houden, maar dat is een inspanningsverbintenis. Er is geen gegarandeerd beschikbaarheidspercentage en geen vaste hersteltermijn. Gepland onderhoud wordt waar mogelijk vooraf aangekondigd. Vragen en meldingen kunnen naar [support-e-mailadres volgt]. ExpertFlow biedt geen telefonische helpdesk en geen gegarandeerde reactietijd.

6. De OVAM-koppeling en jouw verantwoordelijkheid

De extensie werkt op de asbestinventarisdatabank van OVAM. Die databank is van OVAM en wordt door OVAM beheerd en gewijzigd, buiten de controle van ExpertFlow. ExpertFlow garandeert niet dat de extensie na een wijziging van OVAM ononderbroken blijft werken, maar past ze zo snel mogelijk aan.

De dienst en de extensie zijn een hulpmiddel en vervangen de professionele beoordeling van de organisatie of haar deskundigen niet. De organisatie blijft als gecertificeerd deskundige als enige verantwoordelijk voor de inhoud, de juistheid en de kwaliteit van haar attesten, inventarissen en andere stukken, en voor het correct indienen ervan. ExpertFlow is geen certificatie-instelling en treedt niet op als deskundige tegenover OVAM, een certificatie-instelling of een eindklant.

7. Gegevensbescherming

Voor zover de organisatie via de dienst persoonsgegevens van haar eindklanten of gebruikers verwerkt, is zij de verwerkingsverantwoordelijke en is ExpertFlow de verwerker in de zin van artikel 28 AVG. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst hieronder.

8. Aansprakelijkheid

ExpertFlow is enkel aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse en bewezen gevolg is van een tekortkoming. De totale aansprakelijkheid per schadegeval en per contractjaar is beperkt tot [aansprakelijkheidsplafond volgt, in het concept: de abonnementsvergoedingen van de twaalf voorgaande maanden]. ExpertFlow is niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals omzetverlies, verlies of schorsing van een certificaat of erkenning, of boetes van OVAM of een certificatie-instelling. Dat geldt niet bij opzet, bedrog of zware fout, en niet waar dwingend recht een beperking verbiedt.

9. Wijzigingen aan de dienst

ExpertFlow mag de dienst aanpassen, verbeteren en uitbreiden, zolang de kernfunctionaliteit niet wezenlijk vermindert zonder redelijke overgangsperiode. Een wezenlijke wijziging wordt tijdig aangekondigd.

10. Duur, opzegging en einde

De overeenkomst loopt voor onbepaalde duur. Elke partij kan ze opzeggen met een opzegtermijn van [opzegtermijn volgt, in het concept: één maand], per e-mail. Bij een ernstige tekortkoming die niet binnen dertig dagen na een schriftelijke ingebrekestelling is hersteld, en bij faillissement of stopzetting van de activiteit, kan elke partij onmiddellijk beëindigen. Bij wanbetaling kan ExpertFlow de toegang opschorten na een ingebrekestelling van acht dagen.

Na het einde van de overeenkomst heeft de organisatie nog drie maanden leestoegang en kan ze al haar gegevens in een gangbaar formaat exporteren. Daarna verwijdert ExpertFlow de gegevens definitief, behoudens een wettelijke bewaarplicht.

11. Overmacht, overdracht en toepasselijk recht

Geen partij is aansprakelijk voor een tekortkoming door overmacht, waaronder een storing bij een hostingpartner buiten haar redelijke controle. Rechten en plichten uit de overeenkomst worden niet overgedragen zonder toestemming van de andere partij, behalve bij een overdracht van de algemeenheid of een bedrijfstak. Belgisch recht is van toepassing. Bij een geschil overleggen de partijen eerst; daarna zijn de rechtbanken van het arrondissement [arrondissement volgt] bevoegd.

Bijlage A. Verwerkersovereenkomst

Voorwerp en gegevens

ExpertFlow verwerkt voor de organisatie persoonsgegevens voor hosting, opslag en verwerking ten behoeve van dossierbeheer: offertes, toewijzing, agenda, opdrachtformulieren, fotoreportages, klantmails en documentopslag. Het gaat om eindklanten van de organisatie (eigenaars en bewoners van gekeurde gebouwen) en haar gebruikers. De gegevens zijn naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, facturatiegegevens, foto's van woningen of gebouwen, en identificatie- en contactgegevens van gebruikers.

Instructies, vertrouwelijkheid en beveiliging

ExpertFlow verwerkt de gegevens enkel op instructie van de organisatie, zoals die in de werking van de dienst besloten liggen. Wie onder haar gezag toegang heeft, is gebonden door vertrouwelijkheid. Ze treft passende technische en organisatorische maatregelen: versleuteling in transit, toegangscontrole op basis van rollen per organisatie en hostingpartners met eigen beveiligingsmaatregelen.

Subverwerkers

De organisatie geeft een algemene toestemming voor de subverwerkers hieronder. Een nieuwe of vervangende subverwerker wordt vooraf gemeld, waarna de organisatie binnen [14] dagen gemotiveerd bezwaar kan maken.

Verwerkt een subverwerker gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, dan zorgt ExpertFlow voor een passend doorgiftemechanisme.

Bijstand, datalekken en audit

ExpertFlow helpt de organisatie bij verzoeken van betrokkenen en bij haar verplichtingen rond beveiliging en datalekken. Een inbreuk meldt ExpertFlow zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen [48] uur na kennisname. Het auditrecht beperkt zich tot de documentatie en rapporten over de beveiligingsmaatregelen die ExpertFlow ter beschikking stelt.

Teruggave en verwijdering

Bij het einde van de overeenkomst kan de organisatie haar gegevens drie maanden exporteren. Daarna worden alle persoonsgegevens definitief verwijderd, behoudens een wettelijke bewaarplicht.