Een plaatsbezoek voorbereiden zonder verrassingen

Regel de afspraak vóór je vertrekt

Een datum afspreken is niet hetzelfde als een datum bevestigd krijgen. De klant zegt aan de telefoon "dinsdag is goed" en vergeet het. Stuur de afspraak daarom schriftelijk, met één plaats waar de klant kan bevestigen, en herinner hem enkele dagen vooraf. Wie bevestigd heeft, staat er ook.

• Wie opent de deur? Bij een verkoop is dat vaak niet de eigenaar. Noteer naam en telefoonnummer van de contactpersoon ter plaatse apart van de facturatiegegevens.
• Is er een sleutel af te halen? Spreek af waar en wanneer, en wie jou een teken geeft dat je binnen mag.
• Is er een bijgebouw, een kelder of een zolder die op slot zit? Vraag het nu, niet aan de deur.
• Kan de klant plannen of oude bouwdocumenten doorsturen? Alles wat hij heeft, is minder gokken ter plaatse.

Laat de klant het formulier vooraf invullen

De opdrachtovereenkomst is een van de documenten die je nodig hebt om het attest af te werken. Een formulier dat de klant thuis invult en ondertekent, bespaart je een kwartier op locatie en een achterlopend dossier achteraf. Stuur het mee met de bevestiging van de afspraak en laat een herinnering volgen als het niet ingevuld wordt.

Wat je meeneemt

Je toestel is je camera, je notitieblok en je invulformulier in één. Laad het op, controleer de opslagruimte en zorg dat het bezoek klaarstaat voor je binnenstapt. Dat laatste is geen detail: wie de pagina pas opent in de kelder, laadt niets meer.

Ter plaatse: één route door het pand

Kies een volgorde en hou ze aan. Van beneden naar boven, of van buiten naar binnen, het maakt weinig uit. Wat telt is dat je nooit twee keer door dezelfde ruimte loopt en dat je weet wat nog ontbreekt. Een lijst van de verplichte ruimtes en materialen, die je afvinkt terwijl je beschrijft, doet daar wonderen.

• Neem per toepassing een situeringsfoto en een detailfoto. Op kantoor wil je niet raden welke plaat bij welke fiche hoort.
• Zet bij een staalname meteen vast welke foto's erbij horen.
• Teken een grove plattegrond en zet de staalnamepunten erop terwijl je ze neemt, niet achteraf uit het geheugen.
• Schrijf op wat je op kantoor niet mag vergeten, bijvoorbeeld "nog een extra overzichtsfoto". Een notitie voor later is goedkoper dan een tweede bezoek.

En in de kelder zonder bereik?

Gewoon doorwerken, op voorwaarde dat alles eerst op het toestel wordt bewaard en pas daarna wordt verstuurd. Foto's, fiches en notities mogen nergens alleen in het geheugen van een pagina staan. Rij pas weg als je ziet dat alles verzonden is, of laat het toestel het afwerken zodra er weer bereik is.

Na het bezoek

1. Loop de eindcontrole door: staat er nog een verplichte ruimte of materiaal open, en is de soort attest gekozen?
2. Controleer of de foto's verzonden zijn voor je van de oprit rijdt.
3. Zeg de klant wanneer hij het attest kan verwachten, en wat het labo nog moet doen.
4. Plan de rest van het dossier nog dezelfde dag in. Een attest dat een week blijft liggen, wordt zelden sneller.